Blue10 voor Accountants

Deze oplossing bestaat uit 2 stappen.

Stap 1 Scannen:

-        Alle boekingsdocumenten, zoals facturen, bonnetjes en declaraties, komen in één systeem samen. Iedere klant krijgt een eigen e-mailadres waar de boekingsdocumenten naar gescand worden. Het is mogelijk dat klanten zelf scannen. Je kunt natuurlijk ook op het accountants- / administratiekantoor voor de klant scannen. De boekingsdocumenten worden direct ingelezen in Scan & Herken, waarbij automatisch de relevante gegevens worden herkend. Bij het herkende boekingsdocument is direct een boekingsvoorstel beschikbaar.

Stap 2 Boeken:

-        Met behulp van een automatisch gegenereerd boekingsvoorstel, boek je de ontvangen documenten direct in de financiële administratie van de klant. Boekingstemplates helpen je om facturen en bonnetjes nog sneller, nauwkeuriger en efficiënter te verwerken. Coderingen die vaker worden gebruikt, kun je op deze manier eenvoudig hergebruiken en standaard toepassen.

In één overzicht wordt de status per administratie weergegeven, kun je een administratie openen en deze direct bijwerken.

 

Gebruik maken van Blue10 voor Accountants houdt de volgende stappen in:

1.      De vestiging meldt zich bij Jos Hermsen van OAMKB. Deze brengt Blue10 op de hoogte met de; vestigingsnaam, contactpersoon, e-mail en telefoonnummer.

2.      Vervolgens zal deze vestiging een Blue10-omgeving ter beschikking krijgen plus een uitleg.

3.      Toevoegen van administraties: In deze omgeving kunnen alle klanten toegevoegd worden waar de administratie achteraf verwerkt wordt.

4.      Op de factuur naar OAMKB komt het maandabonnement in de eerst volgende maand naar voren.

a.      Hier wordt het abonnement van €100,- ter waarde van 300 facturen per maand gehanteerd. De facturatie verloopt via OAMKB welke €10,- per administratie doorrekend.

 

 

Blue10 voor MKB

Deze oplossing bestaat uit meerdere stappen.

Stap 1 Scannen:

-        Papieren facturen scan je naar een apart e-mailadres. Digitale en elektronische facturen komen ook op dit e-mailadres binnen. De facturen worden automatisch uit je mailbox ingelezen in Blue10. Relevante gegevens worden automatisch herkend en je krijgt direct een boekingsvoorstel voor het boeken van de factuur in je financiële administratie.

Stap 2 Boeken:

-        Met behulp van boekingstemplates kun je facturen nauwkeuriger, sneller en efficiënter boeken in je financiële administratie. Coderingen die vaker worden gebruikt, kun je op deze manier eenvoudig hergebruiken en standaard toepassen.

-        Deze stap zou ook uitgevoerd kunnen worden door OAMKB kantoren. Zodat de administratie altijd tijdig verwerkt is. Maak dan afspraken met de klant hoe vaak er naar de administratie gekeken wordt.

Stap 3 Controleren:

-        Door gebruik te maken van een workflow is het mogelijk om een factuur door één of meer medewerkers digitaal te laten controleren. Hierbij kan een factuur van opmerkingen worden voorzien, geaccordeerd worden en kunnen bijlagen worden toegevoegd bij de gescande factuur. Na goedkeuring kan de factuur vrijgegeven worden voor betaling. Het betalen van factuur neemt dan ook nog maar een paar minuten te duren!

Stap 4 Zoeken:

-        Vanzelfsprekend zijn alle facturen altijd en overal beschikbaar in het digitale archief. Door het toepassen van enkele filters vind je direct de factuur waar je naar op zoek bent.

Hierdoor heeft de klant meer inzicht in zijn eigen factuur stroom. Het klaarzetten van de betaling zorgt ervoor dat er geen problemen meer zijn met welke factuur wel en welke niet betaald mag worden. Ook kunnen klanten facturen eenvoudiger terugvinden in Blue10.

 

Gebruik maken van Blue10 voor MKB houdt de volgende stappen in:

1.      De OAMKB vestiging meldt zich direct bij Blue10. Deze brengt Blue10 op de hoogte van de klantgegevens zijnde; bedrijfsnaam, gegevens van contactpersoon, boekhoudsysteem, aantal facturen en gewenst abonnement.

2.      De offerte kan direct naar de klant gestuurd worden ter ondertekening of naar de vestigingseigenaar welke de offerte verspreid naar de klant. (Onze voorkeur ligt bij dat eerste in het geval van snelheid en onnodige werkzaamheden)

3.      Nadat de offerte getekend is zal er contact worden opgenomen voor een implementatie. De klant krijgt een volledige uitleg van het systeem en deze zal ingericht worden naar wens van de klant. Wij raden het aan om als OAMKB’er ook aanwezig te zijn bij de uitleg. Deze krijgt dan nogmaals uitleg van het systeem en kan net even iets beter inschatten welke routes van goedkeuring voor de klant gewenst is. Daarnaast zal de boekhouder van OAMKB toegevoegd worden aan de omgeving zodat deze facturen kan boeken voor de klant (indien gewenst). Wanneer deze dan inlogt in Blue10 zal hij/zij verschillende tegels zijn waar genavigeerd kan worden naar de verschillende klantomgevingen. Er is dus ten allen tijde maar één inlog nodig.

4.      Na de uitleg kan de klant aan de slag met Blue10. Als er vragen zijn kunnen ze altijd onze support bellen voor ondersteuning.