Je bent zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de gegevens van een administratie, zodat je aan de bewaarplicht van de belastingdienst kan voldoen. Dit kun je doen op twee manieren:
  • Als accountant heb je de optie om administraties te archiveren voor 1,10 per maand. De administratie is dan nog volledig toegankelijk, maar er kan niet meer in geboekt worden. Heractiveren van de administratie is mogelijk, maar hier zijn éénmalige kosten van 250,- euro aan verbonden. De cliënt kan dan de administratie verplaatsen naar jouw account en deze kun je archiveren.
  • Je kunt de benodigde gegevens exporteren, zodat je alle gegevens die de belastingdienst kan opvragen kan aanleveren. Je kunt de gegevens dan veiligstellen alvorens u het abonnement opzegt. Dit veiligstellen kunt op verschillende manieren doen en ik raad aan alle stappen te volgen.
    • Via een export van de audit file (per boekjaar) Je gaat naar: [administratienaam > import/export > export > audit file]. Voor de zekerheid kun je alle types exporteren (3.2, 3.1 en 2.0).
    • Via een export jaarrapportage (per boekjaar) Je gaat naar: [administratienaam > import/export > export jaarrapportage]
    • Je kunt de grootboekkaarten exporteren en zo alle mutaties inzien via: [financieel > boekingen en grootboekrekeningen > grootboekkaarten]. Je kunt dan een traject ingeven en de filters instellen. Als je niets ingeeft, pakt het systeem alles op en je kiest exporteren
    • Je kunt een boekingsverslag uitdraaien. Dit kan gedaan worden via; [financieel > boekingen en grootboekrekeningen > boekingsverslag].
    • Je kunt alle bijlagen downloaden uit de administratie via: [Administratienaam > stamgegevens > gegevensbeheer > bijlagen downloaden]